TCE-MT orienta unidades sobre centralização e gestão de documentos institucionais

 

Núcleo de Expediente do TCE-MT.

O Tribunal de Contas de Mato Grosso (TCE-MT), por meio da Secretaria Executiva de Administração e do Núcleo de Expediente, realiza de forma contínua a gestão dos documentos produzidos pela instituição, como decisões, ações e informações relacionadas ao trabalho de fiscalização e controle dos recursos públicos. Para garantir a organização, a segurança e o acesso adequado a esses materiais, a orientação é para que secretarias, gabinetes, assessorias, núcleos e demais unidades administrativas procurem o setor responsável para receber apoio técnico na organização, gestão e guarda correta dos documentos. 

Como parte das diretrizes da gestão do conselheiro-presidente Sérgio Ricardo, a organização e a proteção dos documentos institucionais são tratadas como medidas essenciais para garantir mais eficiência e segurança às atividades do TCE-MT. 

De acordo com o coordenador do Núcleo de Expediente, Luciano Macaúbas Leite de Campos, entre os documentos guardados pelos setores e que demandam gestão especializada estão processos administrativos, comunicações internas, relatórios, memorandos e demais documentos oficiais gerados no exercício das atividades institucionais. “A guarda dos documentos oficiais é feita pelo arquivo, que funciona dentro da coordenadoria. Tanto o documento físico quanto o digital precisa ser arquivado corretamente para garantir segurança e acesso às informações."

O Núcleo de Expediente também realiza a destinação adequada dos documentos, conforme a Tabela de Temporalidade Documental (TTD), definindo quais materiais devem permanecer guardados, quais podem ser digitalizados e quais já podem ser eliminados. “Às vezes, o setor mantém documentos que já cumpriram seu prazo de guarda. Nesses casos, a equipe orienta sobre a eliminação correta ou faz a digitalização para que o setor continue tendo acesso ao conteúdo sem necessidade de manter o papel armazenado”, destacou Luciano.

A gestão documental também permite que os servidores compreendam todo o ciclo de vida do documento dentro da instituição, desde sua produção até a destinação final. “É importante para que as pessoas entendam como o documento nasce dentro do Tribunal, qual é sua vida útil e qual será sua destinação final”, afirmou o coordenador.

Outros benefícios da centralização dos acervos arquivísticos são a padronização dos arquivos, a maior agilidade na localização de informações, a redução do acúmulo de papéis, o melhor aproveitamento dos espaços físicos, a preservação da memória institucional e o fortalecimento da segurança e da transparência documental.

Para atender às demandas dos setores, o Núcleo de Expediente dispõe de equipe especializada para prestar apoio técnico às unidades do TCE-MT.  Os contatos do Núcleo de Expediente para solicitação de apoio são: 

(65) 3613-2971 (65) 3613-7574 (65) 3613-7629